Ове накнаде уређене су законима, интерним актима послодавца и колективним уговорима. Кључни елементи накнада обухватају дневнице, трошкове превоза, трошкове смештаја, као и додатне расходе везане за службене обавезе.
Од 1. јануара 2025. године неопорезиви износ дневнице за службени пут у иностранство износиће 90 евра, што је велика промена у односу на 50 евра колико су до сада без пореза плаћали послодавци својим радницима. Овај износ није мењан од 2016. године.
Порески саветник Милан Радошевић каже да иако је износ неопорезивог дела увећан, то не значи да је послодавац и у обавези да тај износ исплаћује.
„Дневница је основни вид накнаде која се исплаћује запосленом за покривање трошкова исхране и других потреба током боравка на службеном путу. Висина дневнице може варирати у зависности од земље у коју се путује, дужине трајања пута и пословне политике послодавца“, објашњава порески саветник.
У Србији је минимални износ дневница за домаће службене путеве дефинисан законом, док је за иностране путеве прописан оквир који послодавци могу прилагодити.
„Дневница се обично не опорезује уколико не прелази законом одређени неопорезиви лимит. Ако послодавац одреди виши износ од прописаног, износ преко границе подлеже опорезивању порезом на доходак грађана по стопи од десет одсто“, каже Радошевић.
Трошкови превоза обухватају све расходе везане за коришћење превоза, укључујући авионске карте, возне или аутобуске карте, или трошкове коришћења сопственог аутомобила.
У случају коришћења приватног возила, накнада се често израчунава на основу пређених километара, према важећим тарифама. Послодавци су обавезни да обезбеде поврат свих трошкова превоза уз адекватну документацију, као што су рачуни или путни налози.
„Трошкови смештаја су још један значајан аспект службеног пута. Послодавац је дужан да обезбеди одговарајући смештај запосленом или да надокнади трошкове које запослени сноси за боравак. Ови трошкови могу укључивати хотелске рачуне, трошкове резервација преко платформи или, у неким случајевима, и паушалне накнаде за боравак код родбине или пријатеља“, наводи саговорник.
Он додаје да поред основних трошкова, послодавци често покривају и додатне трошкове као што су дневни паркинг, путарине, котизације за семинаре, трошкови телефонских позива везаних за посао, и слично. Важно је да сви додатни трошкови буду унапред дефинисани и одобрени од стране послодавца.
Запослени који иду на службени пут имају право на потпуну надокнаду трошкова који су неопходни за извршење пословних задатака. Да би остварили ова права, запослени су дужни да поднесу одговарајућу документацију, укључујући путни налог, рачуне за смештај, превоз и друге услуге, извештај о службеном путу.
Такође, запослени имају право на одговарајући одмор након завршетка службеног пута, посебно ако је пут трајао дуже или је подразумевао додатно радно време.
Послодавци су законом обавезни да обезбеде транспарентност у вези са правилима службених путовања и обрачуном трошкова. Што значи да морају да имају дефинисан износ дневница и осталих накнада кроз правилник, да благовремено осигурају исплате, као и да јасно дефинишу процедуре за одобрење службених путовања.
У случају да послодавац не обезбеди одговарајуће накнаде, запослени имају право да траже накнаду штете или да се обрате инспекцији рада.
